Een volledige traceerbaarheid van de grondpartijen wordt gegarandeerd van bij hun aankomst op de site, tijdens hun behandeling en hun afvoer. Alvorens een grondpartij in te keuren, gaat Belgarena na of deze voldoet aan de inkeuringsvoorwaarden van het centrum, door middel van analyses door een onafhankelijk erkend laboratorium.
Bovendien werd een overeenkomst gesloten met een erkende bodemdeskundige, die elke maand onaangekondigde audits uitvoert en monsters neemt voor analyse.
Belgarena centraliseert alle analyses van de inkomende en uitgaande materialen in een gegevensbank, om de traceerbaarheid van alle partijen te waarborgen. Aan deze gegevensbank is een kwaliteitshandleiding gekoppeld met alle procedures inzake de controle en de karakterisering van de materialen.
De vigerende procedures volgen de algemene regels van de BREF-documenten (Best available techniques REFerence document) die de best beschikbare technieken beschrijven voor een industrie die afval behandelt. De genoemde algemene regels werden door Belgarena aangepast voor toepassing op een grondreinigingscentrum.
In het kwaliteitsproces zijn drie opeenvolgende fasen bepaald in de behandeling van de grond, namelijk:
- een fase waarin de grond op de site komt, in vier stappen: informatie vooraf, inkeuring, toelating op de site en ontvangst;
- een fase van de behandeling van de grond, met een nauwgezette opvolging van de behandeling;
- een fase waarin de aarde naar buiten gaat, in drie stappen: de analyse van de grond en de bevestiging dat deze beantwoordt aan het bestek van het gekozen afzetkanaal, de verzending van de grond en de ontvangst van het verwerkingscertificaat.